15 pyetje-përgjigje rreth punës nga shtëpia !

Si do të përshtaten liderët, menaxherët dhe punonjësit me këtë rotacion të papritur?

Pandemia e koronavirusit parashikohet të ndryshojë fundamentalisht mënyrën sesi organizatat në mbarë botën operojnë në të ardhmen e afërt.

Ndërsa qeveritë dhe bizneset në mbarë botën po u thonë atyre që kanë simptoma të COVID-19 të izolohen në shtëpitë e tyre dhe pjesa tjetër të praktikojë distancimin social, puna në distancë ose nga shtëpia janë realiteti jonë i ri.

Si do të përshtaten liderët, menaxherët dhe punonjësit me këtë rotacion të papritur? Tsedal Neely, një profesorë pranë Shkollës së Biznesit në Harvard, ka shpenzuar dy dekada në ndihmë të kompanive të cilat duan të dinë sesi të menaxhojnë ekipe pune të shpërndara.

Në këtë material Pyetje-Përgjigje marrë nga një video konferencë realizuar së fundi ku dëgjuesit mund ti bënin pyetje, ajo ofron këshilla sesi të qëndroni produktiv në punën nga shtëpia, sesi të menaxhoni takime virtuale dhe të udhëhiqni ekipe në momente krize.

1. A janë organizatat të përgatitura për këtë tranzicion të papritur?

Shkalla dhe përhapja e asaj çfarë po shohim, me organizata që numërojnë 5 mijë deri në 10 mijë punonjës që duhet të punojnë nga shtëpia krejt papritmas, është një rast i paprecedent. Përgjigja e kësaj pyetje është Jo. Organizatat nuk janë të përgatitura për këtë.

2.  Cilët janë hapat e para që liderët dhe menaxherët duhet të ndërmarrin që të ndihmojnë punonjësit e tyre në këtë situatë?

Ndërtimin e infrastrukturës së duhur. A kanë njerëzit teknologjinë e duhur apo aksesin në të? Kush ka një laptop? Po ata që kanë mjetet e duhura a do të mund të integrohen lehtësisht? A kanë softuerin e duhur për të punuar? A kanë kushtet e nevojshme për të realizuar audio dhe video konferenca? Por punonjësit që nuk kanë as laptopë e as pajisje mobile? Si do të siguroheni se ata kanë resurset e nevojshme për të vijuar punën normale? Menaxherët duhet të sigurohen që punonjësit e tyre kanë akses të plotë në mënyrë që dikush të mos ngelet pas.

3. Po ata që nuk janë mësuar me punën në distancë, çfarë duhet të bëjnë që të përgatiten psikologjikisht për këtë?

Duhet të zhvillojnë rituale dhe të menaxhojnë me disiplinë ditën e tyre. Të përcaktojnë një orar për nisjen e punës dhe mbarimin e saj. Të kenë një ritëm. Të bëjnë dush dhe të vishen edhe pse të mos veshin të njëjtat rroba që përdorin zakonisht në punë. Nëse jeni mësuar me aktivitet fizik, përpiquni ta kompensoni në ditën tuaj. Nëse jeni një ekstrovert dhe pëlqeni të keni kontakte dhe bashkëpunime me të tjerët, duhet ta bëni edhe nga shtëpia. Pyeteni veten: Si do ta mbroj vetveten nga vetmia ose izolimi? Si të qëndroj i shëndetshëm, produktiv dhe vibrant? Krijoni vetvetes kushtet.

4. Si duhet të realizohen kontrollet? Si një grup? Një nga një? Përmes thirrjeve telefonike? Apo video-bisedave?

Së pari duhet të realizoni një video video në grup ku të flisni për situatën e krijuar. Filloni me “Përshëndetje kolegë të mi, është një botë ndryshe sot. Nuk e dimë sesa do të zgjasë e gjitha kjo. Por dua të sigurohem që të gjithë ju keni në dispozicion atë çfarë ju nevojitet.” Ky prezantim duhet të ndiqet me krijimin e një ekipi të ri që do të nisë mënyrën e re të të punuarit. Është e nevojshme të kuptoni sesa shpesh duhet komunikuar. A duhet të jetë video, telefonatë, apo Slack, Jive dhe Yammer. Nëse nuk përdorni një prej këtyre rrjeteve sociale, a duhet ta përdorni një të tillë? Duhet ti ndihmoni njerëzit të kuptojnë çfarë është puna në distancë dhe tu jepni besim se ka për të funksionuar.

5. Si ndikon puna nga shtëpia në shëndetin psikologjik? Çfarë duhet të bëjnë punëdhënësit që punonjësit e tyre të jenë të përqendruar, të përkushtuar dhe të lumtur?

Në punën në distancë, nuk do të kenë atë kapuçinon e tyre të papritur me kolegët. Në fakt këto detaje janë shumë të rëndësishme në ditën e punës dhe kanë impakt direkt në performancë. Por si ti krijojmë këto kushte edhe virtualisht? Për disa grupe dhe individë zgjidhja është komunikimi i vazhdueshëm. Për të tjerë janë thirrjet telefonike apo video-konferencat. Disa duan të përdorin WhatsApp, WeChat ose Viber. Një menaxher duhet ti inkurajojë pikat e kontaktit që punonjësit të kenë shëndet psikologjik të mirë. Njerëzit nuk kanë për ti zbuluar këto sjellje vetvetiu. Duhet tua mësoni ju vetë atyre. Një këshillë e fundit: duhet të ushtroheni fizikisht. Është kritik për shëndetin mendor.

6. Si do të ndikojnë këto ndryshime tek produktiviteti?

Produktiviteti nuk ka përse të reduktohet. Mund të mirëmbahet, të përmirësohet sepse shpërqendrimet e ambientit të punës nuk janë më. Sigurisht mund të jeni në shtëpi me partnerin tuaj dhe fëmijët dhe ky problem duhet adresuar. Një tjetër problem mund të jetë aftësia juaj për të zgjidhur problemet shpejt kur nuk e takoni dot fizikisht personin. Kjo mund të krijojë vonesat. Por përtej kësaj, nuk ka arsye pse produktiviteti duhet të bjerë. Ka prova të qarta dhe të mjaftueshme që qëndron kjo gjë.

Copyright: © PCWorld Albania